materiały partnera
Ryzyka sporów nie można całkowicie wyeliminować, jednak odpowiednie przygotowanie inwestycji, precyzyjne określenie zasad współpracy oraz sprawny obieg informacji mogą znacząco ograniczać liczbę konfliktów i ułatwiać ich rozwiązywanie na wczesnym etapie.
Jednym z podstawowych elementów ograniczania ryzyka jest dokładne przygotowanie przedsięwzięcia jeszcze przed rozpoczęciem robót. Duże znaczenie może mieć analiza stanu prawnego nieruchomości, możliwości wykorzystania terenu, wymaganych decyzji administracyjnych oraz warunków technicznych realizacji inwestycji.
Problemy ujawnione dopiero w trakcie prac mogą powodować opóźnienia, konieczność zmiany projektu albo zwiększenie kosztów. W takich sytuacjach często pojawia się również pytanie o to, która ze stron powinna ponosić konsekwencje powstałych trudności.
Istotne jest także odpowiednie określenie zakresu inwestycji. Niejasny lub niekompletny opis przedmiotu prac może prowadzić do różnych interpretacji obowiązków stron. Im dokładniej ustalone są podstawowe założenia projektu, tym łatwiej później ocenić, czy poszczególne działania są zgodne z wcześniejszymi ustaleniami.
Duża część sporów pojawiających się podczas inwestycji dotyczy tego, kto był odpowiedzialny za określone działanie, dokument, opóźnienie albo dodatkowy koszt. Dlatego szczególne znaczenie ma odpowiednie określenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych uczestników przedsięwzięcia.
Dokumentacja umowna może regulować nie tylko zakres robót i wynagrodzenie, ale również sposób współpracy, zasady odbioru prac, odpowiedzialność za opóźnienia czy tryb zgłaszania zmian. W większych projektach ważne może być także ustalenie zależności pomiędzy kilkoma umowami zawieranymi z różnymi wykonawcami.
W praktyce warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:
dokładne określenie zakresu prac i odpowiedzialności poszczególnych stron, zasady dokonywania zmian, harmonogram realizacji, warunki odbioru robót, sposób dokumentowania zdarzeń wpływających na inwestycję oraz procedurę postępowania w przypadku powstania rozbieżności.
Im bardziej jednoznaczne są te kwestie, tym mniejsze jest ryzyko, że w trakcie realizacji inwestycji strony będą inaczej interpretowały swoje obowiązki.
W inwestycjach infrastrukturalnych zmiany są stosunkowo częste. Mogą wynikać z warunków technicznych, dostępności materiałów, decyzji administracyjnych, konieczności dostosowania projektu albo okoliczności, których wcześniej nie można było w pełni przewidzieć.
Sama zmiana nie musi prowadzić do sporu. Problem pojawia się najczęściej wtedy, gdy nie zostanie jasno ustalone, jak wpływa ona na zakres prac, termin realizacji lub wynagrodzenie.
Znaczenie ma więc określenie zasad wprowadzania modyfikacji do projektu. W praktyce pomocne może być ustalenie, kto jest uprawniony do zatwierdzania zmian, w jaki sposób powinny być one zgłaszane oraz jak dokumentować ich wpływ na harmonogram i koszty.
Podobnie istotne jest aktualizowanie harmonogramu. Dzięki temu łatwiej określić, które zdarzenie rzeczywiście wpłynęło na opóźnienie oraz czy było ono zależne od konkretnego uczestnika inwestycji.
Przy dużych projektach infrastrukturalnych dokumentacja pełni istotną funkcję zarówno organizacyjną, jak i dowodową. Ustalenia dokonywane wyłącznie ustnie mogą po pewnym czasie zostać odmiennie zapamiętane lub interpretowane przez strony.
Dlatego znaczenie może mieć systematyczne dokumentowanie zmian, poleceń, zgłoszonych problemów, odbiorów czy uzgodnień dotyczących harmonogramu. Nie chodzi wyłącznie o formalne dokumenty. Ważne mogą być również protokoły spotkań, korespondencja projektowa oraz potwierdzenia dokonanych ustaleń.
Spójny system dokumentowania pozwala łatwiej ustalić przebieg wydarzeń i przyczyny powstałych problemów. Może także ograniczać ryzyko konfliktu wynikającego wyłącznie z braku informacji lub odmiennego rozumienia wcześniejszych ustaleń.
W inwestycjach infrastrukturalnych wiele problemów ma źródło nie tylko w kwestiach technicznych lub prawnych, ale również w niewystarczającej komunikacji między uczestnikami projektu.
Jeżeli informacja o opóźnieniu, błędzie projektowym albo konieczności zmiany zakresu prac zostanie przekazana zbyt późno, może wpłynąć na działania kolejnych wykonawców. W efekcie niewielki problem może prowadzić do znacznie poważniejszych konsekwencji organizacyjnych i finansowych.
Dlatego istotne jest określenie jasnych kanałów komunikacji oraz osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji. Regularna wymiana informacji może pozwolić na wcześniejsze wykrycie potencjalnych trudności i ograniczenie ich wpływu na dalszą realizację projektu.
Nie każda rozbieżność pomiędzy uczestnikami inwestycji musi prowadzić do formalnego sporu. W wielu przypadkach duże znaczenie ma moment, w którym problem zostanie zauważony i zgłoszony.
Jeżeli strony przez długi czas odkładają wyjaśnienie kwestii dotyczących dodatkowych kosztów, zmian zakresu robót czy opóźnień, liczba nierozstrzygniętych problemów może stopniowo narastać. Pod koniec inwestycji ich uporządkowanie bywa znacznie trudniejsze.
Dlatego w ramach organizacji przedsięwzięcia można przewidzieć mechanizmy służące wyjaśnianiu rozbieżności na bieżąco. Mogą one obejmować kolejne poziomy uzgodnień między osobami odpowiedzialnymi za projekt, negocjacje pomiędzy stronami lub inne pozasądowe sposoby rozwiązywania konfliktów.
Wczesne rozpoznanie problemu zwykle daje większą możliwość znalezienia rozwiązania, zanim wpłynie on na kolejne etapy inwestycji.
Każda inwestycja infrastrukturalna wiąże się z ryzykiem wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. Mogą one dotyczyć między innymi warunków terenowych, zmian organizacyjnych, dostępności materiałów, konieczności uzyskania dodatkowych uzgodnień lub zdarzeń wpływających na harmonogram.
Istotne jest więc określenie, która strona i w jakim zakresie ponosi konsekwencje określonych zdarzeń. Przeniesienie całego ryzyka na jednego uczestnika projektu nie zawsze zapobiega sporom. Jeżeli przyjęte zasady nie odpowiadają rzeczywistym możliwościom kontrolowania danego ryzyka, w trakcie inwestycji mogą pojawiać się dodatkowe konflikty.
Dlatego podział odpowiedzialności powinien być możliwie jasny i uwzględniać charakter konkretnego przedsięwzięcia.
Ograniczanie ryzyka sporów przy realizacji inwestycji infrastrukturalnej zaczyna się przede wszystkim od dobrego przygotowania projektu oraz jednoznacznego określenia zasad współpracy. Znaczenie mają przejrzyste umowy, realistyczny harmonogram, właściwe dokumentowanie zmian i zdarzeń oraz sprawna komunikacja pomiędzy uczestnikami inwestycji.
Nie wszystkie problemy można przewidzieć na etapie planowania. Odpowiednio przygotowane procedury pozwalają jednak szybciej identyfikować rozbieżności, ustalać ich przyczyny i ograniczać ryzyko, że bieżący problem organizacyjny lub techniczny przekształci się w długotrwały spór.
Więcej praktycznych porad prawnych można znaleźć na stronie www.plazaglab.pl.
